Hoe stelt u een RI&E op?

Aan de hand van checklists uit de Arboscan-VO loopt uw preventiemedewerker al dan niet met externe ondersteuning werkplekken en –omgeving langs op risico’s. Voordat het zover is heeft:

• het bevoegd gezag opdracht gegeven tot het uitvoeren van de RI&E
  De opdracht om een RI&E uit te voeren of te actualiseren moet van de hoogst mogelijke manager met (eind)verantwoordelijkheid voor arbo en verzuim te komen.
• de G(P)MR ingestemd met het uitvoeren van de RI&E
  U kunt kiezen de medezeggenschap van meet af aan te betrekken bij de planning en voorbereiding van de RI&E of de MR vragen om in te stemmen met een kant-en-klaar projectplan voor de uitvoering van de RI&E.

Daarna kunt u beginnen met de volgende stappen:

1. Voorbereiding
Besluit over de scope van de RI&E. Voor welke werkplekken worden de risico’s geïnventariseerd? U kunt de RI&E gefaseerd uitvoeren. Zeker als het gaat om het actualiseren van de RI&E (feitelijk dient u al enkele jaren over een RI&E voor uw gehele organisatie te beschikken).
Besluit over de in te zetten middelen en planning:

• wat is het beschikbare budget; geld tijd en menskracht (preventiemedewerkers)?
• uitvoering in eigen beheer, geheel uitbesteden of een mengvorm?
• leg in het kader van de uitvoering van de inventarisatie vast: wie heeft welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
• welk instrument in te zetten om de RI&E op te stellen (bijvoorbeeld de Arboscan-VO)
• afspraken (offertes!) over de toetsing van de RI&E

2. Uitvoering en rapportage
Voor het inventarisatieplan uit, beoordeel de gevonden risico’s op ernst, prioriteer. Vul deze lijst aan met voorgenomen maatregelen, termijnen waarop de maatregelen gestart en afgerond worden, wie voor de uitvoering van de maatregelen verantwoordelijk zijn en welk budget ermee gemoeid is.
Let op! de RI&E is pas compleet wanneer ook het (meerjaren) plan van aanpak klaar is.

3. Toetsing van de RI&E (inclusief plan van aanpak)
Leg de uitkomsten van inventarisatie samen met het plan van aanpak voor ter toetsing aan een gecertificeerde kerndeskundige.

4. Implementatie

• Biedt de getoetste RI&E aan aan de opdrachtgever, bij voorkeur met de mogelijkheid van toelichting aan het MT.
• Bespreek de rapportage en (meerjaren-)plan van aanpak met de opdrachtgever en de G(P)MR ten behoeve van instemming met de genoemde maatregelen in het plan van aanpak.
• Informeer de medewerkers, managers, interne en externe deskundigen, arbowerkgroep etc…

U mag het opstellen van een RI&E geheel of gedeeltelijk uitbesteden. Aan een arbodienst bijvoorbeeld. Maar ook vrijgevestigde, gecertificeerde kerndeskundigen kunnen voor u een RI&E opstellen. Vraag nadat u helder heeft hoe u de RI&E in uw instelling wilt uitvoeren verschillende offertes op.
Als uw school zelf de risico’s inventariseert dan moet u uw RI&E laten toetsen op volledigheid en betrouwbaarheid.

TIP
Als u externen inschakelt om de RI&E op te stellen maak dan afspraken over welk instrument gebruikt wordt. Als u de Arboscan-VO laat gebruiken kunt u zelf uw RI&E actueel houden.