In vijf stappen voorbereid op een incident

Incidenten komen altijd als een verrassing. Bedenk daarom: “Wat als er bij ons op school…”. De eerste reactie bij een incident is vaak alles bepalend. Vooral als er media bij betrokken raken. Met het stappenplan ‘Leren van incidenten’ bent u in vijf stappen beter voorbereid. Tijdens twee regionale bijeenkomsten, op 7 en 16 juni, hebben Arbo-VO en de VO-raad het stappenplan gepresenteerd.

Het stappenplan en de bijbehorende publicatie zijn het resultaat van een project dat COT (Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement) in opdracht van Arbo-VO en de VO-raad heeft uitgevoerd. COT verzamelde ervaringen, lessen en inzichten van scholen uit het voortgezet onderwijs op het gebied van sociale veiligheid.

De eerste stap in de methodiek is het erkennen van het belang dat incidenten om een professionele aanpak vragen. De direct betrokkenen krijgen een belangrijke rol in de afhandeling. Zij moeten dus weten wat te doen en wie te informeren. Want wat als er aangifte wordt gedaan? En de media eerder op de hoogte zijn dan het bestuur of de directie? Het is dus belangrijk om van te voren een aantal uitgangspunten te formuleren.

De overige stappen in de publicatie gaan over het voorkomen, voorbereiden, beheersen en afhandelen van een incident. Zo kan bijvoorbeeld met behulp van de risicoanalyse de kans op incidenten en de impact in beeld worden gebracht om preventief op te treden tegen incidenten of kan er een crisisteam worden samengesteld ter voorbereiding op een incident.

Tijdens de bijeenkomsten op 7 en 16 juni werden deze stappen doorlopen. De deelnemers (o.a. arbo- en veiligheidscoördinatoren, directeuren en beleidsmedewerkers) gingen in discussie over hoe je het stappenplan kunt vertalen naar de eigen praktijk. Vragen als wat vindt u het belangrijkst bij deze stap, welke mogelijke knelpunten voorziet u en hoe bereik je een zo groot mogelijk draagvlak, leidden tot uitwisseling van ervaringen en interessante aanknopingspunten.

Het bleek evident dat duidelijk moet worden opgeschreven wie wat doet en wanneer, dat het handig is om meerdere scenario’s uit te werken, deze droog te oefenen (wat als nu …. is gebeurd, wat gaan we dan doen?). Tevens was het zogenaamde ‘opschalen’ een punt van aandacht: Wanneer informeer je de naast hogere managementlaag en voorkom je dat bij escalatie van een incident de directie en bestuur als laatste op de hoogte zijn. Ook de nazorgfase de nazorgfase (‘the day after’) blijkt nog serieuze valkuilen te herbergen. Een incident kan dan nog uit de hand lopen. “Het doet ook iets met de dynamiek in het team en dat kan nog lang na-ebben. Er komen nieuwe werknemers die het incident niet hebben meegemaakt. Ook kan een incident voor sommige personen na een half jaar toch nog leiden tot ziekteverzuim”, aldus een deelnemer.

In september/oktober zal nog een derde bijeenkomst plaatsvinden waarbij scholen de gelegenheid krijgen om met elkaar in gesprek te gaan over dit onderwerp en ervaringen met elkaar te delen. Wilt u graag deelnemen aan een bijeenkomst ‘leren van incidenten’? Meldt u zich dan aan via het inschrijfformulier. Wij sturen u dan begin september een uitnodiging voor de bijeenkomst. Deelname is gratis.

U kunt de publicatie ‘Leren van incidenten. In vijf stappen beter voorbereid’ downloaden via ‘Downloads’ rechtsboven aan deze pagina. In de publicatie vindt u bij elke stap een checklist met de belangrijkste randvoorwaarden en tips. Deze checklists zijn ook los te downloaden, zie ‘Downloads’ rechtsboven aan deze pagina. U kunt ook een ‘papieren’ exemplaar van de publicatie bestellen. Wij sturen u zo snel mogelijk de publicatie toe.